TL;DR
Uma nota de crédito é o documento que corrige para menos uma fatura já emitida, no todo ou em parte, e indica sempre a fatura original a que se refere.
- Emite-se sempre que o valor ou o IVA baixam: devolução, desconto concedido depois da venda, erro no preço ou IVA cobrado a mais.
- Um NIF errado ou uma operação que nunca chegou a acontecer não se corrigem com nota de crédito: anula-se a fatura.
- Quem vende só recupera o IVA com prova de que o cliente tomou conhecimento da nota ou foi reembolsado.
- Quem recebe a nota e já tinha deduzido o IVA corrige essa dedução.
O que é uma nota de crédito e para que serve
Para a empresa, a nota de crédito serve para que a faturação, a contabilidade e os registos da AT mostrem o que o cliente deve de facto depois de uma devolução, de um desconto ou de um erro. O programa de faturação gera-a a partir da fatura, só com as linhas e o IVA que deixam de ser devidos.
Uma nota de crédito corrige a fatura, não a substitui
A fatura original continua válida e mantém o seu número. O documento retificativo junta-se a ela e identifica a fatura retificada, para que quem consulte os dois documentos perceba o valor final da operação. Também não é um pagamento nem um recibo.
Nota de crédito total ou parcial
A nota de crédito total corrige a fatura pelo valor inteiro, como numa devolução de toda a mercadoria. A parcial corrige só uma linha, uma quantidade ou parte do preço, e o resto da fatura mantém-se.
Exemplo de uma nota de crédito com IVA a 23%
Num exemplo ilustrativo, uma empresa fatura 1.000 € de mercadoria com IVA a 23%. O cliente devolve 200 € dessa mercadoria e a empresa credita essa parte:
| Documento | Base | IVA (23%) | Total |
|---|---|---|---|
| Fatura | 1.000 € | 230 € | 1.230 € |
| Nota de crédito | −200 € | −46 € | −246 € |
| Valor final | 800 € | 184 € | 984 € |
A conta: 200 € × 23% = 46 € de IVA a corrigir, e 1.230 € − 246 € = 984 €, o que o cliente deve de facto.
Quando se emite uma nota de crédito
Emite-se uma nota de crédito sempre que, depois de a fatura sair, o valor que o cliente deve baixa: porque devolveu mercadoria, recebeu um desconto, foi faturado acima do devido, no preço ou no IVA, ou porque o contrato foi desfeito depois de produzir efeitos. Se o valor sobe, emite-se nota de débito; se o erro não mexe no valor nem no imposto, ou se a operação nunca chegou a acontecer, anula-se a fatura.
| Situação | Documento a emitir |
|---|---|
| Devolução de parte da mercadoria | Nota de crédito parcial |
| Troca por produto de valor diferente | Nota de crédito e nova fatura |
| Desconto ou abatimento depois da fatura | Nota de crédito parcial |
| Preço, quantidade ou IVA cobrados a mais | Nota de crédito parcial |
| Valor ou IVA cobrados a menos | Nota de débito |
| Operação que nunca chegou a acontecer | Anulação da fatura |
| Erro no NIF ou noutro dado que não altera valor nem imposto | Anulação e nova fatura |
Devolução ou troca de produtos
Na devolução, a nota retira as linhas ou as quantidades que voltaram, como no exemplo dos 200 € devolvidos. Na troca por um artigo de valor diferente, credita-se o artigo devolvido e emite-se nova fatura pelo que o cliente leva.
Desconto ou abatimento concedido depois da fatura
Um desconto de pronto pagamento, um rappel no fim do ano ou um abatimento por atraso na entrega reduzem o que o cliente paga. Num exemplo hipotético, uma encomenda de 500 € + IVA chega com uma semana de atraso e a empresa concede 10%: o crédito é de 50 € mais 11,50 € de IVA.
Erro no preço, na quantidade ou IVA cobrado a mais
Um preço acima do combinado, mais unidades do que as entregues ou uma taxa de IVA superior à devida creditam-se pela diferença. O erro no sentido contrário, com preço, quantidade ou IVA abaixo do devido, pede uma nota de débito.
Encomenda cancelada ou serviço não prestado: quando não há nota de crédito
Quando a fatura sai antes da entrega e a operação nunca chega a acontecer, não há nada a creditar: a fatura anula-se no programa de faturação. Se a declaração periódica de IVA desse período já foi entregue, quem vende entrega uma declaração de substituição para retirar o imposto.
Anular a fatura ou emitir nota de crédito: como decidir
A escolha depende de duas perguntas: o erro mexe no valor ou no imposto, e a operação chegou a acontecer? Anular a fatura serve quando o erro está num dado como o NIF, a morada ou a descrição, ou quando a operação nunca aconteceu. Creditar serve para reduzir o valor ou o IVA de uma operação que existiu.
- O erro mexe no valor ou no IVA? Se não, porque está no NIF, na morada ou na descrição, anula-se a fatura e emite-se outra com os dados certos.
- A operação chegou a acontecer? Se nunca aconteceu, anula-se a fatura.
- O valor ou o IVA têm de baixar? Emite-se nota de crédito.
- Têm de subir? Emite-se nota de débito.
Quando se pode anular a fatura
A anulação não depende de a fatura já ter sido enviada ao cliente, mas do tipo de erro. Anula-se, com o motivo registado no programa, quando o erro não altera o valor nem o IVA ou quando a operação nunca aconteceu. Se a fatura anulada já tinha sido comunicada à AT, comunica-se a anulação pelo mesmo canal. Quando o valor ou o IVA mudam, a correção faz-se sempre com nota de crédito ou de débito.
Erros que não mudam o valor nem o imposto, como o NIF do cliente
Um NIF errado não altera a base nem o IVA, por isso não há nada a creditar e a AT não aceita a nota de crédito para este fim. A orientação da AT é anular a fatura e emitir outra com os dados certos, mesmo que a original já tenha sido entregue. O mesmo vale para erros na morada ou na descrição. Na prática, anula-se com o motivo indicado e emite-se a nova fatura com as mesmas linhas e valores e com a data em que os bens foram entregues ou o serviço concluído. Depois envia-se ao cliente, a pedir que descarte a anterior.
Elementos obrigatórios de uma nota de crédito
Uma nota de crédito tem de identificar quem a emite, quem a recebe, a fatura que corrige e os valores e o IVA corrigidos. Estes elementos obrigatórios constam do n.º 6 do artigo 36.º do Código do IVA, e o programa de faturação acrescenta-lhes o ATCUD e o código QR.
O que tem de constar no documento
Antes de emitir, confirme que a nota tem:
- data de emissão;
- numeração sequencial;
- nome, morada e NIF de quem emite;
- nome, morada e NIF do cliente;
- número da fatura que corrige;
- menções da fatura que mudam: linhas, quantidades, valores, taxa e montante de IVA corrigidos.
O motivo da correção não é exigido por lei, mas convém indicá-lo.
ATCUD, código QR e série própria para notas de crédito
A nota de crédito emitida em programa certificado leva código QR desde 2022-01-01 e ATCUD desde 2023-01-01. Usa uma série própria, comunicada à AT para o tipo nota de crédito e com código de validação próprio, por isso o ATCUD da nota nunca repete o da fatura que corrige.
Original e duplicado: quem fica com cada um
O original vai para o cliente e o duplicado fica arquivado na empresa que a emite. Em formato eletrónico, a nota segue por email em PDF e o programa guarda a cópia.
Como emitir uma nota de crédito no programa de faturação
A nota de crédito emite-se no programa de faturação certificado que emitiu a fatura, a partir dessa fatura, para que fique ligada a ela e herde os dados do cliente. Os nomes dos menus mudam de programa para programa, mas a sequência é quase sempre a mesma.
Passos para emitir a nota de crédito a partir da fatura original
- Abra a fatura original na lista de documentos emitidos.
- Escolha a opção de retificação ou de crédito sobre essa fatura.
- Selecione as linhas e as quantidades a corrigir, ou a fatura inteira, se a correção for total.
- Indique o motivo, por exemplo devolução ou desconto.
- Confirme os valores e o IVA e emita o documento.
- Envie a nota ao cliente, em PDF por email ou impressa.
Devolver o dinheiro ao cliente: reembolso ou crédito para compras futuras
A nota de crédito regista a correção, mas não devolve dinheiro a ninguém. Se o cliente já pagou, há duas saídas: o reembolso, em numerário, no cartão usado na compra, por MB Way ou por transferência, ou um crédito em conta, que fica a abater nas compras futuras. Indique na nota a forma escolhida, reembolso ou crédito em conta, para que o cliente saiba como recebe o valor e a contabilidade o registe no sítio certo. Se a fatura ainda não foi paga, o cliente paga só o valor corrigido.
O efeito da nota de crédito no IVA de quem vende e de quem compra
A nota de crédito pode reduzir o IVA dos dois lados da operação. Quem vende pode recuperar o imposto que entregou a mais ao Estado, e quem compra, se já tinha deduzido o IVA da fatura, devolve a parte que deixou de ser devida. Para essa regularização do IVA valer, quem vende tem de provar que o cliente tomou conhecimento da nota ou foi reembolsado e tem de a fazer dentro do prazo da lei.
Recuperar o IVA da nota de crédito: o que o vendedor tem de guardar
Quem emite só pode recuperar o IVA corrigido se tiver prova de que o cliente tomou conhecimento da correção ou de que foi reembolsado do imposto. Sem essa prova, o imposto já entregue não volta. Guarde, junto do duplicado, a resposta do cliente a confirmar a receção, o duplicado assinado, o registo de acesso ao documento num portal de cliente ou o comprovativo do reembolso ligado à nota. Um email sem resposta, ou a aceitação presumida por falta de oposição, não chega.
Nota de crédito recebida de um fornecedor: o que muda nas suas contas
Quem recebe a nota e já tinha deduzido o IVA da fatura tem de corrigir essa dedução até ao fim do período de imposto seguinte ao da receção da nota. Com os números do exemplo de 1.000 € + IVA, agora do lado do cliente:
| Do lado do cliente | Base | IVA dedutível |
|---|---|---|
| Fatura recebida | 1.000 € | 230 € |
| Nota de crédito recebida | −200 € | −46 € |
| Valor final da compra | 800 € | 184 € |
O cliente tinha deduzido 230 € e fica com 184 €, por isso devolve ao Estado os 46 € de diferença. A compra passa a custar 800 € nas contas, e não 1.000 €.
Prazo para emitir a nota de crédito
O Código do IVA fixa prazos para a regularização a favor de quem vende. Numa devolução, num desconto ou num contrato desfeito, a regularização, feita com a nota de crédito, pode ser feita até ao fim do período de imposto seguinte àquele em que isso aconteceu. Num erro de faturação com IVA a mais, o prazo é de dois anos a contar da data em que o imposto se tornou exigível. Numa taxa de IVA errada ou noutro erro de enquadramento legal, é de quatro anos.
Passado o prazo aplicável, quem vende arrisca perder o IVA que entregou a mais. Convém, por isso, emitir logo que a devolução ou o desconto estejam acordados.
Como a nota de crédito chega à AT
A nota de crédito chega à Autoridade Tributária (AT) pelo mesmo caminho das faturas: quem a emite comunica-a através do programa de faturação, e o cliente não tem de a comunicar à AT. Se o cliente for empresa, corrige o IVA deduzido na sua declaração periódica. A nota segue identificada pelo tipo de documento, com o ATCUD e a referência à fatura que corrige, o que permite à AT ligar os dois documentos.
O programa de faturação envia a nota de forma automática ou no ficheiro SAF-T de faturação, até ao dia 5 do mês seguinte ao da emissão. Uma nota emitida e não comunicada deixa a fatura com o valor antigo nos registos da AT.
Depois de comunicada, a nota fica associada ao NIF do cliente, tal como a fatura original. Numa empresa, sinaliza que o IVA deduzido tem de ser corrigido.
Nota de crédito, nota de débito e nota de devolução: as diferenças
A nota de crédito baixa o valor de uma fatura já emitida e a nota de débito sobe-o. A guia ou nota de devolução acompanha a mercadoria que volta. A lei aceita-a como documento retificativo quando tem os mesmos elementos de uma nota de crédito; quando não os tem, serve só para o transporte, e a correção do valor e do IVA faz-se com a nota de crédito.
| Documento | Para que serve | Valor da fatura | IVA | Comunicação à AT |
|---|---|---|---|---|
| Nota de crédito | Corrigir a fatura para menos | Baixa | Baixa | Como as faturas |
| Nota de débito | Corrigir a fatura para mais | Sobe | Sobe | Como as faturas |
| Nota ou guia de devolução | Documentar a mercadoria que volta | Só baixa se tiver os elementos de um documento retificativo | Só baixa se tiver os elementos de um documento retificativo | Como documento de transporte, quando há obrigação de comunicar |
Nota de débito: quando o valor da fatura tem de subir
A nota de débito faz o caminho inverso: acrescenta à fatura original o que ficou por cobrar, seja preço, quantidade ou IVA. Um caso típico é o IVA omitido ou liquidado a uma taxa inferior à devida, como uma fatura emitida sem os 23%.
Nota de devolução e guia de devolução: quando corrigem a fatura
A nota de devolução regista os artigos que o cliente devolve. A guia de devolução acompanha a mercadoria que regressa ao fornecedor e funciona como documento de transporte, que em regra também se comunica à AT. Fica dispensado de a comunicar quem teve um volume de negócios até 100 000 € no ano anterior. Numa devolução, o habitual é a guia cobrir o transporte e a nota de crédito cobrir a correção. A guia ou nota de devolução só corrige a fatura se tiver os mesmos elementos de um documento retificativo: data, numeração, identificação das partes, referência à fatura e menções alteradas.
Erros comuns ao emitir notas de crédito
Erro comum: cada um destes erros acaba no mesmo custo, IVA que quem vende não recupera ou um documento que não corrige a fatura.
- Nota sem referência à fatura original: sem essa referência, a nota não vale como documento retificativo e a AT não consegue ligar os dois documentos. Emita sempre a nota a partir da fatura, no programa.
- Corrigir o NIF com nota de crédito: não há valor nem imposto a corrigir. Anule a fatura e emita outra com os dados certos.
- Devolver o dinheiro sem nota de crédito: a fatura fica com o valor antigo e o IVA entregue a mais não volta. Emita a nota antes ou junto com o reembolso.
- Recuperar o IVA sem prova de que o cliente tomou conhecimento da nota ou foi reembolsado: a dedução fica sem suporte. Guarde a confirmação de receção, o duplicado assinado ou o comprovativo do reembolso.
- Criar notas de crédito à mão, fora do programa: o documento fica sem série, ATCUD nem ligação à fatura. Emita sempre no programa certificado.
Perguntas frequentes sobre a correção de faturas
A nota de crédito é obrigatória ou posso devolver o dinheiro sem ela?
É, sempre que o valor de uma fatura já emitida baixa, mesmo que o reembolso seja em numerário e no próprio dia. Sem o documento, para a AT a venda continua a valer o montante inicial e o IVA sobre a parte devolvida fica pago. O reembolso é uma operação à parte, feita depois ou junto com a nota.
O cliente tem de assinar a nota de crédito?
Não é obrigatório. Num documento em papel, o cliente pode assinar o duplicado e devolvê-lo a quem emitiu a nota. Em formato eletrónico, a prova costuma ser a resposta do cliente a confirmar a receção. Para quem vende, o que conta é demonstrar que o cliente tomou conhecimento da nota, ou que foi reembolsado, porque é essa prova que permite recuperar o IVA.
Durante quanto tempo se guardam as notas de crédito?
As notas de crédito guardam-se durante 10 anos, o mesmo prazo das faturas e dos restantes documentos contabilísticos. Quem emite arquiva o duplicado e a prova de receção do cliente. Quem recebe guarda o original junto da fatura que a nota corrige.