Guia de transporte: quem emite, o que leva e como comunicar à AT

O que é uma guia de transporte e para que serve

A guia de transporte é um dos documentos utilizados para acompanhar a circulação de mercadorias em território nacional. No Regime de Bens em Circulação, integra uma categoria mais ampla de documentos de transporte, juntamente com a fatura, a guia de remessa, a nota de devolução e outros documentos equivalentes.

Na prática, este documento permite identificar quem envia os bens, quem os recebe, o que está a ser transportado e entre que locais ocorre o transporte. A sua função não está limitada a vendas. Dependendo da situação, também pode ser necessário documentar transferências entre instalações da mesma empresa, devoluções, bens enviados à consignação ou mercadorias destinadas a demonstrações e prestações de serviços.

O que a lei entende por bens em circulação

Para efeitos fiscais, bens em circulação não são apenas mercadorias que estão a caminho de um cliente. O conceito abrange, em geral, bens que se encontram fora dos locais de produção, fabrico, transformação, exposição, venda ou armazenamento devido, por exemplo, a uma venda, transferência gratuita, devolução, afetação a uso próprio, demonstração, consignação ou simples transferência.

Também podem ser considerados em circulação os bens encontrados em veículos durante operações de descarga ou transbordo e os bens expostos para venda em feiras e mercados. Existem, contudo, exclusões previstas no próprio Regime de Bens em Circulação, pelo que o simples facto de um bem estar a ser transportado não significa automaticamente que seja obrigatória uma guia.

Um exemplo importante é a transferência de mercadoria entre dois armazéns da mesma empresa. Apesar de não existir uma venda, a AT considera que deve ser emitido o respetivo documento de transporte, ficando remetente e destinatário identificados como a mesma entidade.

Guia de transporte, guia de remessa e outros documentos de transporte

A legislação não estabelece uma diferença de conteúdo essencial entre uma guia de transporte, uma guia de remessa e documentos equivalentes. Segundo a AT, estas designações podem ser utilizadas de acordo com os usos comerciais, desde que o documento contenha os elementos exigidos pelo Regime de Bens em Circulação.

Assim, o nome escolhido para o documento é menos importante do que o seu conteúdo e a sua adequação à operação que está a ser documentada.

O que é a guia global de transporte

A guia global de transporte é utilizada quando, no momento em que os bens saem, ainda não é conhecido o destinatário final ou não se sabe exatamente que bens serão entregues em cada local. É uma situação frequente em rotas de distribuição, abastecimentos sucessivos ou transporte de materiais que serão aplicados em diferentes prestações de serviços.

A guia global deve incluir os bens que seguem no transporte. À medida que são feitas as entregas, é necessário emitir os respetivos documentos de entrega efetiva ou, no caso de materiais incorporados numa prestação de serviços, registá-los numa folha de obra ou documento equivalente, fazendo referência à guia global.

Existe ainda uma particularidade prática importante: a AT determina que o documento de transporte global deve acompanhar fisicamente os bens em papel, mesmo quando tenha sido processado eletronicamente e comunicado à Autoridade Tributária.

Quem é obrigado a emitir e a comunicar a guia de transporte

A obrigação de emitir uma guia ou outro documento de transporte não deve ser confundida com a obrigação de o comunicar à Autoridade Tributária. Em regra, os bens em circulação abrangidos pelo regime devem ter um documento de transporte emitido antes do início da circulação. O documento é processado pelo remetente dos bens ou, mediante acordo prévio, por um terceiro em seu nome e por sua conta.

Quando existe obrigação de comunicação, esta também deve ser cumprida antes do início do transporte. O facto de a mercadoria seguir numa transportadora não transfere automaticamente essa responsabilidade para a empresa de transporte. Segundo a AT, a comunicação cabe à entidade responsável pela emissão do documento.

O limiar dos 100 mil euros de volume de negócios

O limite de 100.000 euros de volume de negócios determina se existe obrigação de comunicar previamente os documentos de transporte à AT. Os sujeitos passivos que, no período de tributação anterior, tenham registado um volume de negócios igual ou inferior a 100.000 euros estão dispensados dessa comunicação. Acima desse valor, os elementos do documento devem, em regra, ser comunicados antes do início do transporte.

Esta dispensa é apenas de comunicação à AT. Não significa que uma empresa com volume de negócios inferior a 100.000 euros possa transportar livremente mercadorias sem documentação. Se os bens estiverem abrangidos pelo Regime de Bens em Circulação, continua a ser necessário emitir o respetivo documento de transporte, salvo quando exista uma exclusão legal.

Bens e situações dispensados de guia de transporte

O artigo 3.º do Regime de Bens em Circulação prevê diversas situações excluídas da obrigação de documento de transporte. A dispensa depende da natureza dos bens e das condições concretas em que circulam.

Checklist de dispensas mais relevantes:

• Bens manifestamente destinados ao uso pessoal ou doméstico do próprio.
• Determinados bens vendidos por retalhistas a consumidores finais que já os tenham adquirido, tendo em atenção as exceções previstas na lei.
• Bens registados como ativo fixo tangível do remetente.
• Determinados produtos da própria produção agrícola, apícola, silvícola, aquícola ou pecuária, bem como bens destinados a essa produção, nas condições previstas no regime.
• Mostruários, amostras de pequeno valor e material promocional que inequivocamente não se destinem a venda.
• Veículos automóveis com matrícula definitiva.
• Taras e embalagens retornáveis.
• Certos resíduos urbanos e hospitalares sujeitos aos regimes específicos aplicáveis.
• Determinados bens abrangidos por operações intracomunitárias ou por regimes aduaneiros.
• Bens transportados devido a uma mudança de instalações, desde que sejam cumpridas as condições de comunicação prévia previstas na lei.

A exclusão da obrigação de guia não elimina necessariamente a necessidade de conseguir demonstrar a origem e o destino dos bens. Se existirem dúvidas durante uma fiscalização, pode ser exigido outro documento que comprove a natureza, quantidade, proveniência e destino da carga.

Quando a fatura serve de documento de transporte

Uma fatura pode servir como documento de transporte, desde que contenha os elementos legalmente necessários, incluindo os dados exigidos pelo Código do IVA e as informações relativas aos locais de carga e descarga e à data e hora de início do transporte.

Quando a fatura é utilizada como documento de transporte e é emitida através dos sistemas admitidos pelo regime, fica dispensada a comunicação prévia específica como documento de transporte. Nesse caso, a própria fatura deve acompanhar os bens e será posteriormente comunicada através do sistema e-Fatura dentro do prazo aplicável, atualmente até ao dia 5 do mês seguinte ao da emissão.

Esta possibilidade não se estende à fatura simplificada. A AT esclarece que este documento não contém todos os elementos obrigatórios necessários para funcionar, por si só, como documento de transporte.

Elementos obrigatórios de uma guia de transporte

Uma guia de transporte só cumpre a sua função fiscal se identificar claramente quem envia os bens, quem os recebe, o que está a ser transportado, de onde sai a mercadoria, para onde segue e quando começa o transporte. O artigo 4.º do Regime de Bens em Circulação estabelece estes elementos mínimos, independentemente de o documento ser designado guia de transporte, guia de remessa ou documento equivalente.

Dados do remetente, do destinatário e dos bens

A identificação deve permitir relacionar os bens transportados com as entidades envolvidas na operação. No caso do remetente, são exigidos o nome, firma ou denominação social, domicílio ou sede e NIF. Para o destinatário ou adquirente devem constar o nome ou denominação e a respetiva morada. O NIF do destinatário é obrigatório quando este seja sujeito passivo de IVA. Se não for sujeito passivo, essa circunstância deve, em regra, ser indicada no documento.

Os bens também têm de ser identificados pela sua designação comercial e quantidade. Uma descrição demasiado genérica pode dificultar a correspondência entre o documento e a carga efetivamente transportada.

Checklist de elementos obrigatórios:

• Nome ou denominação social do remetente
• Morada ou sede do remetente
• NIF do remetente
• Nome ou denominação do destinatário
• Morada ou sede do destinatário
• NIF do destinatário, quando seja sujeito passivo de IVA
• Indicação de que o destinatário não é sujeito passivo, quando aplicável
• Designação comercial dos bens
• Quantidades transportadas
• Local de carga
• Local de descarga
• Data e hora de início do transporte

Nos documentos pré-impressos em tipografia autorizada existem ainda requisitos próprios de identificação da tipografia, autorização e numeração.

Locais de carga e descarga, data e hora de início

A guia deve indicar expressamente o local de carga e o local de descarga, bem como a data e a hora em que o transporte se inicia. Estes dados são especialmente importantes porque situam a circulação dos bens no espaço e no tempo e permitem verificar se o documento foi emitido antes da saída da mercadoria.

Se o local de carga ou descarga não coincidir com a sede da empresa ou com a morada habitual do cliente, deve ser indicada a localização efetiva relevante para aquele transporte. O mesmo cuidado aplica-se à hora de início. Se o transporte for adiado depois de os dados já terem sido comunicados, poderá ser necessário retificar a informação antes da saída dos bens.

Código AT, ATCUD e matrícula do veículo

Quando o documento de transporte é comunicado previamente à AT pelos meios previstos, a Autoridade Tributária atribui um código de identificação do documento, frequentemente designado código AT. Esse código permite relacionar o transporte com a comunicação efetuada e, nas situações previstas, pode acompanhar os bens em alternativa à impressão do documento.

O ATCUD é diferente. Trata-se do código único do documento, formado a partir do código de validação da série e do número sequencial do documento. Os documentos de transporte são considerados documentos fiscalmente relevantes, pelo que o ATCUD deve constar nos documentos abrangidos pelas regras aplicáveis.

Já a matrícula do veículo não é um elemento obrigatório da guia de transporte ao abrigo do Regime de Bens em Circulação. A AT esclarece que pode ser incluída, mas a sua ausência não invalida o documento por esse motivo. Há, contudo, uma regra prática relevante: se os bens tiverem de ser distribuídos por várias viaturas, deve ser processado pelo menos um documento de transporte por cada veículo.

Como emitir e comunicar uma guia de transporte à AT

Quando existe obrigação de comunicação, a regra essencial é simples: a guia de transporte deve ser emitida e comunicada à AT antes da data e hora indicadas para o início do transporte. A comunicação pode ser feita por webservice, através de ficheiro ou pela emissão direta no Portal das Finanças. A lei mantém também a possibilidade de utilizar documentos pré-impressos em tipografia autorizada.

Por software certificado e por webservice

Para empresas que emitem muitas guias, a integração com um programa de faturação ou ERP tende a ser o processo mais eficiente. A AT disponibiliza um webservice próprio para a comunicação dos documentos de transporte, permitindo que o software envie os dados e receba a resposta da AT sem ser necessário introduzir novamente a informação no Portal das Finanças. Existe também a possibilidade de comunicação através de ficheiro.

Processo passo a passo:

1. Criar a guia no software com os dados do remetente, destinatário, bens, locais e início do transporte.
2. Confirmar que a data e a hora de saída ainda não ocorreram.
3. Enviar os elementos do documento à AT através do sistema integrado.
4. Receber e guardar o código de identificação atribuído pela AT.
5. Fazer acompanhar os bens do documento ou, quando a lei o permita, dos elementos necessários para comprovar a comunicação.

Se a comunicação eletrónica tiver sido efetuada, a impressão pode ser dispensada em determinadas condições. A AT indica que o transporte deve permitir apresentar o código de identificação do documento, o ATCUD e o código QR quando este seja obrigatório. A exceção relevante é a guia global, que deve acompanhar fisicamente os bens em papel.

No Portal das Finanças, passo a passo

Para quem não dispõe de integração automática, é possível emitir diretamente no Portal das Finanças. Neste caso, a emissão e a comunicação são realizadas no mesmo processo. A própria AT indica o percurso e-Fatura > Doc. Transporte > Remetente dos Bens > Emitir Documentos.

Processo passo a passo:

1. Autenticar-se no Portal das Finanças.
2. Aceder à área e-Fatura e aos Documentos de Transporte.
3. Selecionar a opção para emitir um novo documento.
4. Introduzir os dados do destinatário, dos bens e dos locais de carga e descarga.
5. Indicar a data e a hora previstas para o início do transporte.
6. Rever os dados antes de confirmar a emissão.
7. Guardar o documento e o código de identificação atribuído pela AT.

É importante fazer esta operação antes da saída. Se a comunicação ocorrer depois da hora de início indicada, a AT pode receber os dados, mas já não atribui o código de identificação necessário para comprovar a comunicação prévia.

Por telefone, quando a guia foi emitida em papel

Quando o documento é emitido manualmente em papel pré-impresso por uma tipografia autorizada, a comunicação prévia pode ser feita através do serviço telefónico da AT. O telefone também pode ser utilizado em caso de inoperacionalidade comprovada do sistema informático de comunicação do operador económico.

Atualmente, a AT indica o número 210 49 39 50. É necessário ter o NIF e um código de acesso telefónico previamente criado no Portal das Finanças. Durante a chamada são comunicados elementos como os quatro últimos dígitos do documento, a data e hora de início do transporte e o NIF do adquirente, quando aplicável.

A chamada não encerra o processo. Os restantes dados devem ser completados no Portal das Finanças até ao 5.º dia útil seguinte ao início do transporte, através da opção destinada a completar dados transmitidos por telefone.

Guias em papel tipográfico: quando ainda são permitidas

As guias em papel não desapareceram. O Regime de Bens em Circulação continua a prever expressamente a emissão através de documentos pré-impressos em tipografia autorizada, juntamente com as formas eletrónicas de processamento. Nos casos previstos na lei, estes documentos são processados em três exemplares e devem cumprir os requisitos de numeração e identificação tipográfica aplicáveis.

Por isso, o papel não deve ser visto apenas como solução de emergência. Continua a ser uma forma legal de emissão, desde que sejam usados impressos autorizados e sejam cumpridas as regras de comunicação aplicáveis. Para empresas com operações frequentes, contudo, a emissão eletrónica reduz introdução manual de dados e facilita a integração da guia com faturação, encomendas e gestão de stock.

Validade, alterações e arquivo da guia de transporte

A guia de transporte deve ser processada antes do início da circulação e corresponder ao percurso, aos bens e às entidades efetivamente envolvidos na operação. Não existe um prazo de validade genérico aplicável a todas as guias. A sua validade está ligada ao transporte concreto para o qual foi emitida, desde a saída dos bens até à entrega ou conclusão dessa circulação.

Se as condições mudarem com os bens já em trânsito, a solução não é alterar informalmente a guia original. O Regime de Bens em Circulação prevê procedimentos específicos para documentar essas alterações e manter uma ligação clara ao documento inicial.

O que fazer se o destino ou o destinatário mudam durante o transporte

Se, durante o percurso, houver uma alteração do destinatário, do adquirente ou do local de destino, deve ser emitido um documento de transporte adicional que identifique a alteração e faça referência à guia inicial. A mesma obrigação existe quando o destinatário não aceita imediatamente a totalidade dos bens transportados.

Por exemplo, se uma encomenda sair para o armazém de um cliente e este pedir, já durante o transporte, que a descarga seja feita noutra morada, essa alteração deve ficar documentada. Se parte da mercadoria for recusada e regressar ao remetente ou seguir para outro destino, também é necessário documentar a nova situação.

Quando o documento adicional é emitido em papel pré-impresso por tipografia autorizada, não necessita de comunicação prévia à AT. Os respetivos elementos devem, contudo, ser comunicados até ao 5.º dia útil seguinte ao do transporte. Se o documento adicional for emitido por software certificado ou diretamente no Portal das Finanças, aplicam-se os respetivos canais eletrónicos de comunicação.

O ponto essencial é preservar a sequência documental. A fiscalização deve conseguir relacionar a carga que está no veículo com a guia original e perceber, através do documento adicional, por que razão o destino, o destinatário ou a quantidade efetivamente entregue já não correspondem exatamente ao planeado à saída.

Durante quanto tempo guardar as guias de transporte

O próprio Regime de Bens em Circulação determina que os exemplares destinados ao remetente e ao destinatário, bem como os exemplares destinados à inspeção tributária que não tenham sido recolhidos, sejam conservados até ao final do quarto ano seguinte ao da emissão.

Existe, porém, uma ressalva importante. Esta regra aplica-se sem prejuízo das obrigações gerais de arquivo previstas no Código do IVA. Atualmente, o artigo 52.º do CIVA estabelece que os sujeitos passivos devem conservar durante 10 anos civis subsequentes os registos e respetivos documentos de suporte.

Dica de especialista: na gestão prática do arquivo, não trate os quatro anos previstos especificamente no Regime de Bens em Circulação como autorização automática para eliminar toda a documentação nessa data. Se a guia servir de suporte aos registos contabilísticos ou fiscais da operação, a regra geral de conservação por 10 anos pode continuar a ser relevante. Uma política documental única, organizada por exercício e alinhada com o prazo fiscal mais longo aplicável, reduz o risco de eliminar documentos que ainda possam ser necessários numa inspeção.

Quando as guias e outros documentos fiscalmente relevantes são conservados eletronicamente, o sistema de arquivo deve assegurar a sua integridade, legibilidade, acessibilidade e possibilidade de consulta durante o período legal de conservação.

Coimas por falta ou erro na guia de transporte

Transportar bens sem o documento exigido, não o conseguir apresentar numa fiscalização ou incumprir as regras de emissão e comunicação pode originar uma contraordenação tributária. O Regime de Bens em Circulação remete estas infrações para o artigo 117.º do Regime Geral das Infrações Tributárias. A lei considera ainda como não emitido o documento quando não tenham sido respeitadas as regras legais de emissão ou de comunicação à AT.

Estas sanções previstas especificamente no Regime de Bens em Circulação aplicam-se quando a infração é detetada durante a circulação dos bens. Dependendo da situação, a responsabilidade pode recair sobre o remetente e também sobre o transportador.

Valores das coimas para pessoas singulares e empresas

O artigo 117.º do RGIT estabelece uma coima de 150 € a 3.750 € para a falta, atraso ou não exibição dos documentos de transporte, comunicações e outros documentos legalmente exigidos. Para pessoas coletivas, sociedades e entidades fiscalmente equiparadas, os limites mínimo e máximo previstos nos tipos legais são elevados para o dobro.

Estes valores representam a moldura legal de referência, não necessariamente o montante que será aplicado em todos os processos. O valor concreto depende de fatores como a gravidade da infração, a culpa, a situação económica do infrator e o eventual benefício obtido. Se a infração for praticada por negligência e a disposição não distinguir entre dolo e negligência, o RGIT limita o respetivo valor máximo a metade.

As omissões ou inexatidões nos documentos também podem ser sancionadas nos termos do artigo 117.º, embora o próprio regime preveja exceções para determinadas menções. Por isso, um erro numa guia não deve ser automaticamente tratado como equivalente à ausência total do documento.

Os erros de emissão mais comuns

Muitos problemas surgem não porque a empresa tenha ignorado a guia, mas porque o documento foi criado tarde demais ou não corresponde ao transporte que está efetivamente a decorrer.

Erro comum: emitir a guia apenas depois de a viatura ter iniciado o percurso. O documento deve estar devidamente processado e, quando aplicável, comunicado antes do início da circulação. Emiti-lo posteriormente não corrige retroativamente a falta existente no momento da saída.

Outros erros frequentes incluem indicar uma hora de início incorreta, utilizar um local de carga ou descarga diferente do real, omitir bens que seguem no veículo, declarar quantidades que não correspondem à carga, não documentar uma alteração de destino durante o percurso ou não conseguir apresentar imediatamente o documento ou o código exigido numa fiscalização.

Também é arriscado assumir que basta criar a guia no software. Quando existe obrigação de comunicação prévia, é necessário confirmar que a informação foi efetivamente transmitida à AT. O Regime de Bens em Circulação equipara o incumprimento das normas de comunicação à falta de emissão do documento.

Uma rotina simples antes da saída, comparando bens, destinatário, moradas, data, hora e estado da comunicação à AT, ajuda a evitar grande parte destas situações.

Emitir guias de transporte a partir da loja online ou do ERP

Quando as encomendas são geridas numa loja online ou num ERP, a emissão da guia de transporte pode ser integrada no próprio fluxo de expedição. Em vez de voltar a introduzir manualmente os dados do cliente, da encomenda e dos artigos, o sistema pode utilizá-los para gerar o documento fiscalmente relevante e, quando necessário, comunicar os seus elementos à AT.

A AT permite a comunicação dos documentos de transporte por webservice e publica as especificações técnicas necessárias para essa integração. Os sujeitos passivos que utilizem, ou estejam obrigados a utilizar, programas de faturação certificados devem respeitar as regras aplicáveis ao processamento informático destes documentos.

De encomenda paga a guia comunicada: o fluxo automático

Numa integração bem configurada, a emissão não precisa de acontecer logo que o cliente conclui a compra. O momento relevante é aquele em que a encomenda fica efetivamente preparada para expedição, porque a guia deve refletir os bens que vão sair, o destino e a data e hora previstas para o início do transporte.

Diagrama de processo:

1. Encomenda confirmada
2. Pagamento e dados do cliente validados
3. Preparação e confirmação dos artigos a expedir
4. Criação da guia no software de faturação ou ERP
5. Comunicação à AT, quando obrigatória
6. Receção do código de identificação da AT
7. Associação da guia à encomenda e à expedição
8. Entrega da mercadoria à transportadora

A comunicação tem de ocorrer até à data e hora de início indicadas. Se for feita posteriormente, a AT já não atribui o respetivo código de identificação. Por isso, uma automatização segura deve confirmar a resposta da AT antes de considerar a expedição documentalmente concluída.

Também é útil guardar no ERP a relação entre encomenda, guia, série documental, ATCUD e código devolvido pela AT. Isso facilita consultas posteriores e permite perceber rapidamente se uma expedição ficou pendente devido a uma falha de comunicação.

Quem emite quando a encomenda segue por transportadora

Contratar uma transportadora não transfere automaticamente para esta a responsabilidade pela emissão da guia. Segundo a AT, quando o transporte é efetuado por uma entidade diferente do remetente, a obrigação de comunicar os elementos do documento cabe à entidade que o emite, normalmente o sujeito passivo remetente dos bens ou, nos casos aplicáveis, o adquirente que toma posse deles antes do transporte.

A transportadora, por sua vez, deve exigir ao remetente o documento necessário ou o código de identificação atribuído pela AT, conforme a forma utilizada para acompanhar a mercadoria.

Assim, numa loja online que entrega as encomendas a um operador logístico, o fluxo habitual será: a loja ou o respetivo sistema de faturação emite e comunica a guia, associa-a ao envio e só depois disponibiliza a mercadoria à transportadora. O simples facto de esta gerar uma etiqueta de expedição não substitui, por si só, as obrigações fiscais do documento de transporte.

O que confirmar antes de automatizar a emissão de guias

Automatizar reduz tarefas repetitivas, mas um erro de configuração também pode ser reproduzido em centenas de encomendas. Antes de ativar o processo, vale a pena testar todo o percurso, desde a encomenda até à resposta da AT.

Checklist de decisão:

• O software utilizado está enquadrado nas regras de faturação aplicáveis à empresa.
• A integração transfere corretamente NIF, nome e morada do destinatário.
• As designações e quantidades correspondem aos bens realmente expedidos.
• Os locais de carga e descarga são preenchidos corretamente.
• A guia só é criada quando os artigos efetivamente expedidos estão confirmados.
• A data e a hora de início do transporte são definidas antes da saída.
• As séries documentais e o ATCUD estão devidamente configurados.
• O sistema consegue comunicar pelo canal adequado e registar a resposta da AT.
• Uma falha de comunicação impede que a expedição seja dada como concluída sem aviso.
• Existe um procedimento alternativo para indisponibilidades ou correções.
• Cancelamentos, entregas parciais e mudanças de destino têm tratamento próprio.
• As guias globais são identificadas separadamente, já que têm regras específicas de acompanhamento em papel.

A documentação técnica da AT prevê autenticação e estruturas próprias para a comunicação por webservice, pelo que uma integração desenvolvida à medida deve seguir as especificações oficiais em vigor e ser testada antes de entrar em produção.

O objetivo da automatização não deve ser apenas criar uma guia mais depressa. Deve garantir que a informação da encomenda, o documento fiscal, a comunicação à AT e a mercadoria que efetivamente sai do armazém permanecem coerentes entre si.

Perguntas frequentes sobre documentos de transporte

Posso emitir a guia de transporte depois de a mercadoria sair?

Não. O documento de transporte deve ser emitido antes do início da circulação dos bens. Quando existe obrigação de comunicação à AT, essa comunicação também deve ocorrer antes da data e hora indicadas para o início do transporte.

Se a comunicação for feita depois dessa hora, a AT pode receber o documento, mas não atribui o respetivo código de identificação. Numa ação de fiscalização, a AT considera que o documento não foi devidamente emitido para efeitos do Regime de Bens em Circulação.

Por isso, emitir uma guia depois de a carrinha já ter saído não regulariza retroativamente o transporte.

É preciso guia para levar equipamento próprio para uma obra ou feira?

Depende da natureza dos bens. Os bens registados como ativo fixo tangível do remetente estão excluídos do Regime de Bens em Circulação. Assim, uma ferramenta, máquina ou outro equipamento próprio que esteja contabilizado como ativo fixo pode circular sem guia de transporte ao abrigo deste regime.

Ainda assim, a AT pode solicitar prova da proveniência e do destino dos bens. É prudente levar documentação que permita demonstrar que se trata de equipamento próprio da empresa e identificar o motivo e o destino do transporte.

A resposta muda quando o veículo também leva materiais destinados a ser aplicados numa obra ou prestação de serviços. Para esses materiais, a AT determina a utilização de uma guia global, seguida do registo dos bens efetivamente utilizados em folha de obra ou documento equivalente.

O mesmo cuidado se aplica a feiras e exposições. O facto de os bens pertencerem à empresa não é, por si só, suficiente para os dispensar. É necessário perceber se são ativos fixos, mercadoria, mostruários, amostras ou bens destinados a venda.

A guia de transporte serve para envios internacionais?

A guia de transporte prevista no Regime de Bens em Circulação destina-se essencialmente à circulação em território nacional. Num transporte internacional, não deve ser encarada como substituto da documentação exigida para o transporte rodoviário internacional ou para procedimentos aduaneiros.

Por exemplo, a AT esclarece que as aquisições intracomunitárias não estão abrangidas pela obrigação de emissão de um documento de transporte ao abrigo deste regime, devendo os bens estar acompanhados pela documentação aplicável ao transporte internacional, como a CMR quando corresponda ao contrato de transporte rodoviário.

Nos bens destinados à exportação, a AT indica igualmente que a obrigação do Regime de Bens em Circulação não se aplica quando os bens estejam sujeitos ao destino aduaneiro correspondente, nomeadamente exportação ou trânsito.

Assim, antes de um envio internacional, é necessário confirmar separadamente os documentos fiscais, de transporte e aduaneiros exigidos para a operação concreta.

A guia tem de seguir impressa ou basta o código AT no telemóvel?

O código AT, sozinho, não basta. Desde janeiro de 2023, o código de identificação demonstra que a comunicação foi efetuada com sucesso, mas a sua simples apresentação já não é suficiente para dispensar a impressão do documento.

Quando o documento foi comunicado eletronicamente, a impressão pode ser dispensada se durante o transporte estiverem disponíveis o código de identificação atribuído pela AT, o ATCUD e o código QR, quando este seja obrigatório. A AT admite que estes elementos sejam apresentados por meios digitais, incluindo através de um telemóvel.

Há uma exceção importante: o documento de transporte global tem sempre de acompanhar os bens em papel, mesmo quando tenha sido comunicado à AT e exista código de identificação.