Faturação eletrónica em Portugal: o que muda, para quem e quando

O que é a fatura eletrónica e o que não conta como tal

Chamar “eletrónica” a uma fatura apenas porque chega por email pode criar uma ideia errada sobre o que está realmente a acontecer. Em Portugal, é importante distinguir a emissão de uma fatura por meios eletrónicos da faturação eletrónica estruturada exigida em determinados contextos, sobretudo nas relações com entidades públicas.

Nos contratos públicos, a fatura eletrónica é um documento emitido, transmitido e recebido num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático. É precisamente esta capacidade de os sistemas interpretarem os dados sem introdução manual que a separa de um simples ficheiro criado para leitura humana, como um PDF. A solução de faturação eletrónica da Administração Pública utiliza o modelo CIUS-PT, alinhado com a Norma Europeia EN 16931.

Os três requisitos: formato estruturado, assinatura qualificada e arquivo

Na faturação eletrónica dirigida à Administração Pública, três componentes merecem especial atenção.

A primeira é o formato estruturado. Os dados da fatura devem seguir uma estrutura que possa ser lida e processada pelos sistemas informáticos do fornecedor e da entidade pública. No ecossistema FE-AP, o modelo adotado é o CIUS-PT.

A segunda é a autenticidade e integridade do documento. Dependendo da forma de transmissão, estas podem ser asseguradas através de assinatura eletrónica com certificado qualificado, selo eletrónico qualificado ou mecanismos de intercâmbio eletrónico de dados. Na FE-AP, por exemplo, a assinatura ao nível do documento é obrigatória nas comunicações por Webservices, enquanto pode ser dispensada em determinadas transmissões por protocolo AS2, que já incorpora mecanismos próprios de autenticação e segurança. Por isso, “assinatura qualificada” não deve ser entendida como uma exigência isolada e universal para qualquer fatura enviada eletronicamente.

A terceira é o arquivo. A empresa tem de conseguir conservar os documentos garantindo a sua autenticidade, integridade e legibilidade durante o período legal de arquivo. O Decreto-Lei n.º 28/2019 estabelece precisamente que estas características devem ser asseguradas desde a emissão até ao final desse período.

Na prática, cumprir a faturação eletrónica não significa apenas gerar um ficheiro. É necessário assegurar todo o ciclo do documento, desde a criação e validação até à transmissão e conservação.

PDF por email, fatura digitalizada e papel: porque não são faturas eletrónicas

No contexto da faturação eletrónica dos contratos públicos, um PDF enviado por email não passa a ser uma fatura eletrónica estruturada apenas porque circula digitalmente. O mesmo acontece com uma fotografia ou digitalização de uma fatura em papel. A eSPap identifica expressamente como não estruturados documentos em PDF ou Word, imagens em JPG ou TIFF, documentos HTML e faturas em papel convertidas através de digitalização ou OCR.

Isto não significa que uma fatura em PDF seja necessariamente inválida para efeitos fiscais. O Código do IVA admite a emissão de faturas por via eletrónica, sob reserva de aceitação pelo destinatário, e o regime fiscal contém regras próprias relativas à autenticidade, integridade e legibilidade dos documentos. A questão é diferente: um PDF não satisfaz, por si só, o conceito de fatura eletrónica estruturada exigido para a faturação eletrónica nos contratos públicos.

Fatura eletrónica, faturação certificada e SAF-T não são a mesma coisa

Estes três conceitos aparecem frequentemente juntos, mas cumprem funções diferentes.

A fatura eletrónica diz respeito à forma como a fatura é criada, estruturada, transmitida e recebida eletronicamente. A faturação através de software certificado refere-se às regras aplicáveis ao programa utilizado para processar documentos fiscalmente relevantes. O Decreto-Lei n.º 28/2019 alargou a obrigação de utilização de programas de faturação previamente certificados pela Autoridade Tributária nas situações abrangidas pela lei.

Já o SAF-T (PT) é um ficheiro normalizado de dados fiscais e contabilísticos. Entre outras utilizações, a estrutura SAF-T serve de base a mecanismos de comunicação dos elementos das faturas à Autoridade Tributária. A própria AT prevê a comunicação através de Webservice ou de ficheiro estruturado baseado no SAF-T (PT).

Assim, usar software certificado não significa automaticamente estar a emitir faturas eletrónicas estruturadas. Gerar ou comunicar dados através de SAF-T também não substitui a faturação eletrónica. São obrigações e mecanismos distintos que podem coexistir dentro do mesmo processo de faturação de uma empresa.

Quem está obrigado à faturação eletrónica e a partir de quando

A obrigação de faturação eletrónica em Portugal não se aplica da mesma forma a todas as empresas nem a todas as relações comerciais. O ponto decisivo é perceber quem recebe a fatura. Atualmente, o regime mais exigente incide sobretudo sobre fornecedores que executam contratos públicos. Para as relações entre empresas privadas, o enquadramento é diferente.

Fornecedores das entidades públicas (B2G): grandes empresas, PME e microempresas

No âmbito dos contratos públicos, os cocontratantes estão sujeitos ao regime de faturação eletrónica previsto no Código dos Contratos Públicos. O artigo 299.º-B determina que, na execução destes contratos, devem ser emitidas faturas eletrónicas conformes com a norma europeia aplicável. (Diário da República)

A entrada em vigor, porém, foi faseada de acordo com a dimensão do fornecedor.

As grandes empresas estão obrigadas a emitir faturas eletrónicas para a Administração Pública desde 1 de janeiro de 2021. Para as micro, pequenas e médias empresas, incluindo muitos pequenos fornecedores do Estado, o prazo foi sucessivamente adiado. De acordo com a informação atualmente publicada pela eSPap, o prazo aplicável foi prorrogado até 31 de dezembro de 2026, pelo que a obrigação passa a produzir efeitos a partir de 1 de janeiro de 2027. (Espap)

Isto significa que uma microempresa que venda serviços a uma entidade pública pode ter obrigações diferentes de outra microempresa que trabalhe apenas com clientes privados.

Calendário legal com datas, diplomas e adiamentos

A implementação não aconteceu de uma só vez. O Decreto-Lei n.º 111-B/2017 introduziu o regime no Código dos Contratos Públicos e os anos seguintes trouxeram vários períodos transitórios e prorrogações. A mais recente, constante da Lei n.º 73-A/2025, que aprovou o Orçamento do Estado para 2026, prolongou até 31 de dezembro de 2026 o regime transitório previsto no artigo 9.º do Decreto-Lei n.º 111-B/2017. (Diário da República)

Há uma nuance importante nesta última linha. A aceitação temporária de PDF como fatura eletrónica para efeitos fiscais até 31 de dezembro de 2026 não transforma o PDF num documento estruturado CIUS-PT para efeitos de faturação eletrónica B2G. São enquadramentos diferentes e não devem ser confundidos. (Diário da República)

Entre empresas privadas (B2B) a fatura eletrónica é voluntária

Nas operações correntes entre empresas privadas, não existe atualmente em Portugal uma obrigação geral equivalente à faturação eletrónica estruturada imposta aos fornecedores da Administração Pública.

Uma empresa pode adotar faturação eletrónica nas relações B2B, integrar diretamente os seus sistemas com clientes e fornecedores ou recorrer a soluções EDI e outros prestadores. Isso pode reduzir tarefas manuais e facilitar automatizações, mas não significa que todas as empresas privadas tenham de passar a emitir faturas CIUS-PT entre si.

É também importante não confundir esta situação com a emissão eletrónica de uma fatura em PDF. A Lei do Orçamento do Estado para 2026 determina que, até 31 de dezembro de 2026, as faturas em PDF continuam a ser aceites como faturas eletrónicas para os efeitos previstos na legislação fiscal. (Diário da República)

O que já é obrigatório para todos: software certificado, ATCUD, QR e SAF-T

Este título precisa de uma ressalva: estas obrigações têm um alcance muito amplo, mas não se aplicam literalmente a todos os contribuintes em todas as circunstâncias. Cada mecanismo tem regras próprias.

O software certificado pela Autoridade Tributária é obrigatório quando o sujeito passivo reúne pelo menos uma das condições previstas no artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 28/2019. Entre elas encontra-se, por exemplo, um volume de negócios superior a 50.000 euros no ano civil anterior. Quem utiliza voluntariamente um programa informático de faturação também deve utilizar uma solução certificada, embora existam situações em que a lei permite outros meios de processamento. (Portal das Finanças)

O ATCUD identifica de forma única cada documento através da combinação do código atribuído à série com o número sequencial da fatura. A AT esclarece que deve constar dos documentos fiscalmente relevantes emitidos através dos meios de processamento abrangidos, independentemente do volume de negócios ou do regime de tributação. (Portal das Finanças)

O código QR tem um âmbito ligeiramente diferente. É obrigatório nas faturas e restantes documentos fiscalmente relevantes emitidos através de programas de faturação certificados pela AT. Não é, por exemplo, exigido da mesma forma aos documentos pré-impressos em tipografia autorizada. (Portal das Finanças)

Por fim, o SAF-T (PT) é uma estrutura normalizada de dados. Os sujeitos passivos abrangidos devem conseguir produzi-lo quando aplicável, e uma estrutura baseada no SAF-T pode ser utilizada para comunicar os elementos das faturas à AT. Essa comunicação é obrigatória para quem se encontra sujeito às regras portuguesas de faturação e realiza operações sujeitas a IVA, devendo, em regra, ser efetuada até ao dia 5 do mês seguinte à emissão. (Portal das Finanças)

Estas obrigações fiscais podem existir mesmo quando a empresa não está obrigada a emitir faturas eletrónicas estruturadas. É por isso que ter software certificado, ATCUD, QR e comunicação à AT não significa, por si só, que a empresa já esteja preparada para cumprir a faturação eletrónica B2G.

Como funciona a fatura eletrónica na prática: emitir, assinar, enviar, arquivar

Na prática, a faturação eletrónica B2G é um fluxo contínuo. A empresa cria a fatura no seu sistema, gera o documento no formato estruturado exigido, garante a autenticidade e integridade necessárias, transmite-o pelo canal acordado com a entidade pública e conserva-o durante o período legal. Se uma destas etapas falhar, ter um ficheiro XML por si só não resolve o problema.

Emissão no software certificado em formato CIUS-PT

O processo começa normalmente no software de faturação ou ERP utilizado pela empresa. A fatura continua a conter os elementos fiscais obrigatórios, mas, para ser transmitida como fatura eletrónica estruturada no contexto dos contratos públicos, os seus dados têm de ser convertidos para uma sintaxe compatível com o modelo CIUS-PT.

O CIUS-PT é a especificação portuguesa baseada na Norma Europeia EN 16931. Define como campos como fornecedor, comprador, referências do contrato, linhas da fatura, IVA, totais e condições de pagamento devem ser organizados para que outro sistema consiga interpretá-los automaticamente.

Isto não significa necessariamente substituir o programa de faturação. Em muitos casos, o software existente pode comunicar com um módulo adicional, uma plataforma externa ou um prestador tecnológico responsável por transformar e transmitir os dados. O importante é que o resultado final respeite as regras técnicas exigidas pelo destinatário.

Assinatura eletrónica qualificada ou selo eletrónico

Depois da emissão, é necessário assegurar a autenticidade da origem e a integridade do documento. O método concreto depende do canal utilizado.

Na solução FE-AP, quando as faturas são enviadas diretamente através de Webservices, o XML deve ser assinado com uma assinatura digital qualificada ou um selo eletrónico qualificado, utilizando o padrão técnico definido pela eSPap.

A assinatura eletrónica está normalmente associada a uma pessoa singular. Já o selo eletrónico permite associar o documento à pessoa coletiva que o emite. Para muitas empresas, esta diferença é relevante porque a faturação pode ser automatizada sem depender da intervenção manual de uma pessoa em cada documento.

Há, contudo, uma exceção importante. Quando a transmissão para a FE-AP é efetuada através do protocolo AS2, com recurso a um operador tecnológico, a assinatura individual do XML é facultativa, porque os mecanismos de autenticação e segurança já estão incorporados no próprio protocolo de transporte.

Envio: portal FE-AP da eSPap, EDI ou prestador de serviços

Emitida e validada a fatura, é necessário fazê-la chegar ao sistema da entidade pública. A solução FE-AP, gerida pela eSPap, suporta a integração dos fornecedores com a Administração Pública e exige um processo prévio de adesão.

Na integração técnica com a FE-AP, a eSPap identifica essencialmente dois canais EDI. A empresa pode comunicar diretamente por Webservices, ligando o seu sistema à plataforma, ou recorrer ao protocolo AS2, normalmente através de um operador tecnológico ou broker.

Um prestador especializado pode simplificar esta etapa, sobretudo quando a empresa não pretende desenvolver e manter internamente integrações, certificados e validações técnicas. Nesse cenário, o software de faturação envia os dados para o prestador, que os converte, valida e encaminha no formato e canal adequados.

Também é importante confirmar qual a plataforma utilizada pelo cliente público. A própria eSPap esclarece que um fornecedor pode utilizar canais diferentes quando envia documentos para entidades vinculadas a plataformas distintas, embora, para uma determinada entidade aderente à FE-AP, o envio deva ser efetuado por um único canal.

Arquivo das faturas eletrónicas durante o prazo legal

O processo não termina quando a entidade pública recebe a fatura. Os documentos têm de permanecer disponíveis e corretamente conservados durante o prazo de arquivo aplicável.

O Decreto-Lei n.º 28/2019 exige que a empresa garanta a autenticidade da origem, integridade do conteúdo e legibilidade das faturas desde a sua emissão até ao final do respetivo período de arquivo. Os controlos utilizados para criar uma pista de auditoria fiável também devem estar documentados e disponíveis para consulta pela Autoridade Tributária.

Por isso, arquivar uma fatura eletrónica não deve significar apenas guardar uma representação visual em PDF. A empresa deve preservar os ficheiros e informação necessários para demonstrar o conteúdo original, a sua integridade e a ligação à operação que lhes deu origem.

Um processo bem montado liga assim quatro etapas que muitas vezes são tratadas separadamente: emitir no sistema certo, gerar o formato estruturado, transmitir de forma segura e conservar o documento de maneira auditável. É essa continuidade que transforma a faturação eletrónica numa operação de sistema, e não apenas numa mudança do formato da fatura.

O que muda na operação da empresa

A transição para a faturação eletrónica não afeta apenas o departamento financeiro. Quando o processo é integrado, passa a envolver faturação, sistemas de gestão, dados de clientes, contabilidade e, em alguns casos, canais de venda. A eSPap prevê precisamente um processo de adesão com configuração, testes, validação e entrada em produção, o que mostra que a mudança deve ser tratada como um pequeno projeto operacional e não apenas como a ativação de uma nova opção no software.

Onde a faturação eletrónica toca: ERP, CRM, contabilidade e site

O primeiro ponto de impacto é normalmente o ERP ou software de faturação, onde são criados os documentos. É aí que têm de estar corretos dados como NIF, identificação do cliente, referências contratuais, linhas da fatura, impostos e condições de pagamento antes da informação ser transformada para CIUS-PT.

O CRM também pode ter um papel importante quando concentra dados comerciais e de clientes que depois alimentam a faturação. A contabilidade precisa, por sua vez, de continuar a receber e reconciliar os documentos sem criar um circuito paralelo. Num negócio que recebe encomendas pelo site, a integração pode começar ainda antes, garantindo que os dados recolhidos no checkout chegam corretamente ao sistema que emite a fatura.

Exemplo prático: uma empresa presta um serviço a um organismo público. A encomenda é registada no CRM e enviada para o ERP. Depois da prestação, o ERP gera a fatura, os dados são convertidos para CIUS-PT e o documento segue através da integração escolhida. O estado da fatura pode depois ser acompanhado no circuito eletrónico, enquanto a contabilidade mantém o registo da operação. Quanto menos informação precisar de ser novamente introduzida à mão entre estas etapas, menor é o risco de inconsistências.

Três caminhos de adoção e o que custam em esforço

Não existe uma única forma de implementar faturação eletrónica. A escolha depende sobretudo do volume de documentos, das capacidades do software atual e dos recursos técnicos disponíveis. A FE-AP admite integração direta por Webservices, utilização de operador tecnológico através de AS2 e, para pequenos fornecedores elegíveis, soluções simplificadas como o Microportal.

O “custo” desta escolha não deve ser medido apenas em euros. Também inclui configuração, desenvolvimento, certificados, testes, manutenção, formação e tempo das equipas. Uma integração direta pode exigir mais trabalho inicial, mas reduzir tarefas manuais posteriormente. Uma solução simplificada exige menos preparação técnica, embora possa tornar-se menos eficiente à medida que o volume cresce.

Erros comuns na transição

Erro comum: deixar os testes para perto da entrada em vigor

Gerar um ficheiro não significa que todo o processo esteja pronto. A adesão à FE-AP inclui configuração, casos de teste, validação, eventuais ajustes e formalização antes da passagem a produção.

Outro erro frequente é assumir que todos os dados necessários já existem no ERP. Campos que eram pouco relevantes numa fatura em PDF podem tornar-se essenciais quando um sistema valida automaticamente o documento. Referências contratuais incorretas, dados incompletos do destinatário ou mapeamentos errados podem impedir o processamento.

Também é arriscado tratar faturação eletrónica como um projeto exclusivo da informática. Financeiro e contabilidade conhecem as regras do documento, comercial conhece os dados do cliente e a equipa técnica conhece as integrações. A transição tende a ser mais simples quando estas áreas testam juntas o percurso completo de uma fatura, desde a origem dos dados até à receção e arquivo do documento.

Como preparar a empresa antes do prazo

Preparar a faturação eletrónica com antecedência reduz o risco de descobrir demasiado tarde que o problema não está apenas no formato da fatura. É preciso validar sistemas, dados, canais de comunicação, responsabilidades internas e arquivo. No caso da FE-AP, a própria adesão inclui questionário, configuração, testes, validação, ajustes e formalização antes da entrada em produção.

Uma checklist simples ajuda a transformar esse trabalho num processo controlado:

• Confirmar se a empresa está abrangida e a partir de que data. Identifique os contratos com entidades públicas e verifique quais os clientes que exigem faturação eletrónica estruturada.
• Mapear as entidades públicas clientes. Confirme se utilizam a FE-AP ou outra plataforma e quais os requisitos de receção aplicáveis a cada uma.
• Rever o software atual. Verifique se o ERP ou programa de faturação consegue gerar ou exportar os dados necessários para CIUS-PT, diretamente ou através de integração com outro serviço. A eSPap recomenda aos fornecedores a consulta do respetivo guia de implementação.
• Validar a qualidade dos dados. NIF, identificação do comprador, referências contratuais, linhas, impostos e restantes campos devem estar corretamente preenchidos antes da conversão para o formato estruturado.
• Escolher o modelo de implementação. Decida se a empresa vai recorrer a uma solução simplificada, a um prestador tecnológico ou a uma integração direta entre os seus sistemas e a plataforma de destino.
• Preparar autenticação e transmissão. Confirme antecipadamente os certificados, selos, credenciais e canais necessários ao modelo escolhido.
• Definir responsáveis internos. Financeiro, contabilidade, informática e, quando relevante, comercial devem saber quem prepara dados, acompanha erros, gere certificados e responde a rejeições.
• Executar testes de ponta a ponta. Não teste apenas a criação do ficheiro. Simule o percurso completo, desde a emissão até à receção e validação pela plataforma. Na FE-AP, os testes e eventuais ajustes fazem parte do onboarding do fornecedor.
• Rever o arquivo eletrónico. Confirme onde os documentos serão conservados, quem terá acesso e como será garantida a autenticidade, integridade e legibilidade até ao final do período legal de arquivo. O Decreto-Lei n.º 28/2019 exige que estas características sejam asseguradas desde a emissão.
• Documentar o processo. Registe integrações, procedimentos, responsáveis e controlos utilizados. A legislação exige que os controlos de gestão associados à pista de auditoria estejam documentados e disponíveis para consulta pela Autoridade Tributária.
• Planear a entrada em produção com margem. A ativação não deve ficar para o último dia. A formalização da adesão à FE-AP só ocorre depois da configuração e dos testes, e a eSPap confirma posteriormente a ativação do fornecedor.

O objetivo é chegar ao prazo com um circuito já testado, e não apenas com software teoricamente compatível. Uma empresa está realmente preparada quando consegue emitir uma fatura real, transmiti-la pelo canal correto, acompanhar o seu estado, tratar eventuais erros e conservá-la de forma adequada sem criar trabalho manual improvisado.

Perguntas frequentes sobre a fatura eletrónica obrigatória

O que é a eSPap e o que é o portal FE-AP?

A eSPap, Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, coordena a implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos e disponibiliza a solução FE-AP para receção, transmissão e acompanhamento dos documentos eletrónicos. Os fornecedores da Administração Pública podem aderir através de um processo próprio de onboarding, com configuração, testes e posterior entrada em produção.

Dentro deste ecossistema, os fornecedores utilizam o Portal B2AP para acompanhar a entrega e a evolução do estado dos documentos enviados para a solução FE-AP. Para pequenos fornecedores que emitam menos de 250 documentos por ano, existe ainda o Microportal FE-AP, uma opção simplificada para transmitir documentos em formato CIUS-PT a entidades públicas aderentes.

Uma microempresa que não vende ao Estado tem de emitir faturas eletrónicas?

Não por força do regime de faturação eletrónica dos contratos públicos. A obrigação prevista no Código dos Contratos Públicos está ligada às relações com entidades públicas abrangidas.

Assim, uma microempresa que trabalhe apenas com empresas privadas ou consumidores finais não passa automaticamente a estar obrigada a emitir faturas eletrónicas estruturadas em CIUS-PT. Continua, no entanto, sujeita às restantes regras fiscais e de faturação que lhe sejam aplicáveis.

É por isso que a dimensão da empresa, por si só, não responde à questão. É necessário perceber a quem a empresa fatura e em que contexto contratual.

Preciso de mudar de software de faturação para cumprir?

Não necessariamente. A própria eSPap esclarece que o fornecedor não é obrigado a possuir um sistema contabilístico capaz de gerar internamente documentos em CIUS-PT. Caso o software atual não tenha essa capacidade, pode ser utilizada uma solução complementar ou um parceiro tecnológico que faça a transformação e a transmissão dos documentos.

Antes de substituir o software, vale portanto a pena confirmar com o fornecedor atual se existe um módulo de faturação eletrónica, integração com um operador ou possibilidade de exportar os dados necessários. Para empresas com poucos documentos, o Microportal FE-AP também pode constituir uma alternativa quando estão reunidas as respetivas condições.

A fatura eletrónica aplica-se a vendas a consumidores finais?

O regime de faturação eletrónica B2G analisado neste artigo aplica-se à execução de contratos públicos, e não cria por si só uma obrigação geral de emissão de faturas estruturadas CIUS-PT nas vendas a consumidores finais. A eSPap identifica como destinatários deste regime os contraentes públicos previstos no Código dos Contratos Públicos.

Isto não significa que uma venda a um consumidor esteja fora das restantes obrigações de faturação. Por exemplo, quando um documento é emitido através de programa certificado pela AT, o código QR é obrigatório nos documentos fiscalmente relevantes abrangidos, independentemente de o destinatário ser conhecido ou de ter indicado NIF.

Quem assina a fatura eletrónica: a pessoa ou a empresa?

Depende do mecanismo utilizado. Uma assinatura eletrónica qualificada está associada a uma pessoa singular, enquanto um selo eletrónico qualificado permite associar o documento a uma pessoa coletiva, como a própria empresa.

Na faturação eletrónica automatizada, o selo pode ser especialmente útil porque permite autenticar a origem empresarial do documento sem exigir que uma pessoa intervenha manualmente em cada fatura. Ainda assim, o método concreto deve ser compatível com o canal de transmissão escolhido e com os requisitos técnicos da plataforma de destino.

Na FE-AP, os sistemas que emitem os documentos são responsáveis pela respetiva assinatura quando esta é exigida pelo canal utilizado. Por isso, esta decisão deve ser tratada durante a configuração técnica da solução e não apenas no momento em que a primeira fatura é enviada.