A gestão de gabinetes de contabilidade é um trabalho de muitos clientes ao mesmo tempo, cada um com o seu calendário de obrigações fiscais que não pode falhar. Para os contabilistas o trabalho é repetitivo e implacável: reunir documentos todos os meses, cumprir prazos periódicos e faturar avenças de forma recorrente. Ganha-se com organização e cadência, e o maior risco é um prazo esquecido que se transforma em coima para o cliente.
O CRM sabe que avença é devida, por quanto e a quem, e o que está por cobrar. Não emite a fatura nem substitui o software de contabilidade: a faturação sai do sistema que o gabinete já usa.
O gabinete acompanha muitos clientes, cada um com o seu conjunto de obrigações.
CRMcada cliente com o seu mapa de obrigações fiscais e um responsável atribuído.
Todos os meses é preciso reunir faturas e documentos de cada cliente.
CRMpedido de documentos ao cliente e alerta dos que faltam, mês após mês.
Há prazos periódicos que não podem falhar, sob pena de coimas.
CRMcalendário fiscal por cliente, com alertas para nenhum prazo passar.
O serviço é recorrente e cobra-se por avença, com valores a rever.
CRMavenças faturadas de forma recorrente, com o que está por cobrar visível.
Cada cliente tem o seu conjunto de obrigações periódicas, com prazos que não admitem falha. Sem um calendário central por cliente, o cumprimento depende da memória, e um prazo perdido gera coimas e responsabilidade.
Todos os meses é preciso andar atrás dos clientes para reunir faturas e documentos. Por email e telefone, é um desgaste que atrasa o trabalho e empurra tudo para cima do prazo.
São muitas avenças de valor mensal, com valores que mudam ao longo do tempo. Sem controlo, há avenças por atualizar e faturação que escapa.
As questões e pedidos dos clientes chegam por vários canais e perdem-se. Sem centralização, o gabinete responde tarde e sem histórico.
A gestão comercial e de clientes vive num lado e a contabilidade noutro. Sem ligação, duplica-se informação e perde-se visão do conjunto.