As empresas de recrutamento e seleção existem para encontrar a pessoa certa para cada vaga, seja através de candidaturas, seja por pesquisa ativa no caso do headhunting e do executive search. Cada processo é um pipeline de candidatos que é preciso avaliar, entrevistar e comparar com o perfil pedido pelo cliente, muitas vezes com vários processos abertos ao mesmo tempo. Uma agência ou consultora ganha com uma base de talento bem organizada e com um acompanhamento que não deixa cair nenhum candidato nem nenhum cliente.
O CRM organiza a pesquisa ativa, com os contactos por fase e o histórico por candidato, e relaciona candidato e vaga pelos critérios que a equipa define. Não faz a pesquisa nem lê os currículos por si, e não publica vagas nos portais de emprego: isso continua a ser feito pelo consultor e pelas ferramentas que já usa.
O cliente abre uma vaga e faz o briefing, por vezes um mandato de pesquisa.
CRMcada vaga com o cliente, o briefing e os requisitos, com o mandato registado.
Procuram-se candidatos em várias fontes e monta-se um pipeline por fase.
CRMcandidatos de várias fontes num pipeline por fase, com sugestões de compatíveis.
Faz-se o matching candidato-vaga, entrevista-se e recolhe-se avaliação.
CRMmatching candidato-vaga, com marcação de entrevistas e pedidos de avaliação.
O candidato é colocado e há, muitas vezes, um período de garantia a acompanhar.
CRMcolocação registada, com histórico do candidato e garantia acompanhada.
No headhunting, o candidato certo raramente está a candidatar-se: é preciso ir procurá-lo. Gerir uma pesquisa ativa, com muitos contactos em fases diferentes, sem um sistema que a organize, é lento e leva a perder o rasto de bons perfis.
Relacionar cada candidato com a vaga certa, e um bom candidato com várias vagas, depende do que o consultor tem na cabeça. Perfis excelentes ficam esquecidos numa vaga que não avançou.
Com vários processos abertos, é difícil saber em que fase está cada candidato e cada vaga. Alguns arrastam-se, e o cliente fica sem resposta enquanto espera.
Os candidatos que não foram colocados agora são ouro para vagas futuras. Sem uma base pesquisável e atualizada, cada novo processo recomeça do zero.
O cliente quer saber como avança a sua vaga. Quando o reporte é manual, chega tarde e sem consistência, e a perceção de serviço sofre.