Uma empresa de formação ou um centro de formação junta três exigências ao mesmo tempo: gerir formandos e turmas, cumprir os requisitos da certificação DGERT e, muitas vezes, prestar contas de financiamento. Cada ação de formação tem inscrições a tratar, formadores e calendário a organizar, assiduidade e avaliações a registar, e uma pasta de documentação que tem de estar impecável para a certificação e para o financiador. É um trabalho onde a organização documental vale tanto como a qualidade da formação.
O CRM mantém as inscrições, a assiduidade, as avaliações e os documentos organizados por ação e prontos para a certificação e para a auditoria. Não emite certificados nem monta o dossier técnico-pedagógico: o certificado continua a ser emitido no sistema oficial e o dossier continua a ser da entidade formadora.
Entram inscrições de formandos por vários canais para as ações.
CRMinscrições centralizadas de vários canais, com confirmação automática ao formando.
Organizam-se turmas, atribuem-se formadores e monta-se o calendário.
CRMturmas, formadores e calendário organizados, sem sobreposições.
Executa-se a formação, com assiduidade e avaliações para a DGERT.
CRMassiduidade e avaliações registadas, prontas para a certificação DGERT.
Muita formação é financiada e exige candidaturas, documentação e reporte.
CRMdocumentação e prazos de financiamento acompanhados por ação.
As inscrições chegam por vários canais e são tratadas uma a uma. Sem centralização, perdem-se interessados, repetem-se dados e não se sabe quantos formandos há por turma até tarde.
Organizar turmas, atribuir formadores e montar horários, sem sobreposições de salas ou disponibilidade, é um puzzle. Em folhas, geram-se conflitos e alterações de última hora.
A certificação exige registos rigorosos de assiduidade, avaliações e documentos por ação. Montado à mão no fim, é uma corrida contra o tempo e um risco em cada auditoria.
A formação financiada obriga a candidaturas, comprovativos e reporte ao financiador, com prazos que não podem falhar. Um documento em falta pode comprometer o financiamento da ação.
Quem já fez uma formação é candidato natural a novas ações, mas raramente é contactado. Perde-se a receita mais fácil, a da base atual.